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Conferências virtuais: dicas para tirar o máximo proveito do novo normal entre pesquisadores

A pandemia de COVID-19 mudou de forma dramática o modo como trabalhamos: além de muitos de nós estarmos trabalhando de home office, organizadores de conferências e seminários de todas as áreas precisaram cancelar a maioria dos encontros presenciais. Dessa forma, as conferências virtuais, que já vinham crescendo em popularidade há anos, explodiram devido à necessidade de distanciamento social. Se você está acostumado a participar apenas de eventos presenciais, o equivalente virtual pode parecer um substituto ruim em um primeiro momento, mas não se engane, o encontro online apresenta uma série de benefícios. Veja abaixo algumas vantagens:

  1. Acessibilidade

Tudo o que você precisa para participar desse tipo de evento é um computador com conexão à internet. Algumas plataformas inclusive já permitem que você participe utilizando o celular. Isso significa que você não precisa pesquisar por meios de transporte, perder tempo indo e voltando do local do encontro ou até mesmo bloquear dias inteiros na sua agenda para viajar caso o evento seja fora da cidade.

  1. Flexibilidade

Em uma conferência, geralmente você escolherá suas sessões e palestrantes de acordo com o tópico que mais te interessa, o que pode gerar alguns conflitos de horário. Como a maioria das conferências virtuais são gravadas e disponibilizadas aos participantes, agora você não precisa mais desistir daquela palestra interessante mas não tão importante quanto aquela outra. Você pode assistir as gravações de sessões que não conseguiu acompanhar ao vivo.

  1. Economia

De modo geral, eventos virtuais sempre são mais baratos. A taxa de inscrição será menor, uma vez que o organizador não precisa pagar por um grande salão de convenções, serviço de buffet, equipe operacional ou até mesmo transporte e hospedagem dos palestrantes principais. Você também vai economizar com aluguel de carros, voos e hospedagem. Além do mais, se você se inscrever no evento e perceber que não era bem o que você pensava, é possível simplesmente desconectar e voltar para a sua rotina normal, sem perder preciosas horas de trabalho.

  1. Eco-friendly

As conferências tradicionais, geralmente, tendem a não levar as questões ambientais em consideração. No caso do evento virtual não há material impresso, decoração, alimentos e bebidas. Os eventos físicos usam todo tipo de material, desde plástico até madeira e, ao final, tudo é descartado, gerando toneladas de resíduos.

  1. Diversidade

Você pode se conectar a uma gama mais ampla de pessoas em eventos virtuais. Em conferências presenciais, os participantes são indivíduos que têm condições de estar no mesmo local físico ao mesmo tempo em um momento específico. O evento virtual remove as pressões geográficas ou de programação que limitariam viagens e permite que conexões potencialmente relevantes sejam feitas em um ambiente online. Pelo mesmo motivo, uma maior diversidade de palestrantes também é possível nesses casos.

Ao mesmo tempo, conferências virtuais criam novos desafios para os participantes. Sentar e assistir a uma tela não é tão estimulante quanto estar cercado por outros pesquisadores em grandes instalações. Os organizadores já começaram a considerar esse tipo de fator limitante nos planejamentos e estão modificando a estrutura dos eventos para que eles não consistam mais em uma única exibição de um dia inteiro, mas sim palestras curtas ao longo de uma semana, por exemplo. Talvez o maior desafio das reuniões virtuais ainda sejam os conhecidos “problemas técnicos”. Organizar até mesmo um pequeno grupo de pessoas requer que todos conheçam o software ou a plataforma online, o que pode acabar excluindo pessoas menos familiarizadas com as configurações do computador ou de conexão com a internet. Esse tipo de problema também aumenta com o número de pessoas envolvidas, mesmo que o programa utilizado supostamente consiga lidar com um número maior de participantes. Esses contratempos tendem a acontecer cada vez menos a medida que os participantes se tornem mais familiarizados com a estrutura online e as empresas responsáveis pela hospedagem de eventos de grande porte desenvolvam softwares com interfaces mais amigáveis e servidores capazes de suportar mais conexões. Distrações locais são outra limitação em potencial para esse tipo de evento: checar o e-mail várias vezes ou até mesmo ir buscar outra xícara de café é muito mais tentador em um encontro online do que em um evento presencial onde fatores sociais que exigem que todos estejam engajados na reunião (ou pelo menos pareçam) estão presentes. Mas adaptar-se é preciso, certo? Separamos então algumas dicas que farão com que você aproveite ao máximo a sua próxima conferência virtual.

 Marque na sua agenda

É óbvio que você não vai esquecer caso tenha planejado uma viagem para participar de uma conferência fora da cidade. Mas eventos online são diferentes: atualmente estamos envolvidos em tantas atividades ao mesmo tempo que você pode esquecer da conferência por estar muito absorto em outra tarefa. A dica é adicionar o evento ao seu calendário e configurar lembretes para alguns dias antes.

  1. Organize sua programação

Alguns dias antes do evento, procure passar algum tempo examinando a programação final para determinar quais palestrantes e sessões te interessam. Você não vai querer perder o início de uma palestra porque estava lendo as descrições em cima da hora. Ao montar sua programação, procure observar quais sessões são oferecidas apenas ao vivo e quais podem ser assistidas sob demanda e tente priorizar as que você não vai ter outra chance de assistir.

  1. Minimize distrações

Evite tentações: desligue notificações, feche as telas de redes sociais, e-mails e quaisquer outras ferramentas digitais que não façam parte da conferência. Coloque seu status como busy para que ninguém tente marcar outra reunião no mesmo horário. Se estiver no seu ambiente de trabalho, procure reservar uma sala para poder acompanhar o evento, feche a porta e peça gentilmente a seus colegas para que não seja incomodado.  Se estiver em casa, encontre um espaço silencioso e explique aos outros membros da família que você precisa de privacidade pois está trabalhando. Tentar comparecer à conferência virtual em locais públicos como um café pode ser um erro. Você pode encontrar distrações como um bebê chorando ou uma pessoa falando muito alto ao telefone. Isso pode te desconcentrar e prejudicar a experiência.

  1. Familiarize-se com a tecnologia

A maioria dos organizadores de boas conferências virtuais vai informar com antecedência qual software você precisa e como obtê-lo. Busque se familiarizar com a plataforma online desde o início e não espere até o momento da primeira sessão para se certificar de que ela esteja funcionando corretamente no seu computador. Tente conhecer os recursos que a plataforma oferece, como chat, emoticons de “aplausos” e “erguer a mão” para fazer uma pergunta. Procure ter um bom sinal wi-fi, fones de ouvido, um microfone e uma webcam para participar do evento e certifique-se de que todos estejam funcionando de forma adequada.

  1. Faça anotações

A maioria das conferências virtuais compartilham slides e gravações das apresentações, o que pode te deixar tentado a não fazer anotações. No entanto, fazer anotações de alta qualidade é uma ferramenta de aprendizado eficaz para melhorar sua experiência. Se você normalmente levaria um caderno com você para um evento presencial, considere assistir à conferência em modo de tela cheia e faça as anotações com caneta e papel. Procure revisar suas anotações após o término da conferência e use-as para verificar se você gostaria de rever alguma sessão para compreender melhor um conceito-chave ou caso você tenha se distraído.

Finalmente, uma das vantagens de participar de conferências presenciais é a capacidade de reencontrar conhecidos, conhecer novas pessoas da sua área e discutir informações importantes. Essas conversas permitem que você compartilhe ideias e faça conexões duradouras que podem ajudá-lo ao longo da carreira. O networking é parte crucial desse tipo de evento e, embora os métodos sejam um pouco diferentes, você pode fazer essas mesmas coisas em um ambiente virtual. A maioria das conferências online incentiva que os participantes se comuniquem em chats ao vivo, usem hashtags e outras ferramentas. Às vezes é possível interagir com o palestrante fazendo perguntas durante a apresentação. Outra forma de aumentar seu envolvimento social durante a conferência é participar do evento com colegas. Veja abaixo algumas situações que você pode aproveitar para fazer networking.

  1. Perfil no evento

Seu perfil de participante é uma forma eficiente de fazer com o que os outros descubram quem você é, o que faz e como entrar em contato. Se você escrever um bom perfil, uma pessoa que está procurando alguém com exatamente as mesmas habilidades que você possui, tem uma chance melhor de te encontrar.

  1. Chats em grupo

A maioria dos eventos online possui seu próprio bate-papo ou fórum para os participantes. Use os fóruns para participar de discussões direcionadas a respeito de tópicos nos quais você tem expertise para atuar ou que deseja aprender mais com outros profissionais.

  1. Mensagens em tempo real durante as sessões

Nas sessões ao vivo você pode ter mais contato com os outros participantes. Além de postar comentários e perguntas públicas em tempo real, utilize ferramentas de mensagens privadas para perguntar a novos contatos o que eles estão achando de determinado tópico ou da ideia que está sendo apresentada. Dessa forma, você mostra engajamento virtual e constrói confiança ao se interessar e valorizar a opinião do seu novo colega.

  1. Jogos do evento

A gamificação também é uma realidade em eventos virtuais. Se os organizadores realizarem uma caça ao tesouro ou bingo online, certifique-se de participar. É uma forma de interagir de forma mais descontraída com outros participantes e impulsionar sua experiência de envolvimento nesse tipo de evento.

  1. Coffee break virtual

Alguns eventos realizam chats durante os intervalos entre as palestras que são excelentes oportunidades para conversar com colegas e fazer novas conexões enquanto vocês trocam ideias e opiniões sobre o que acabaram de assistir. Alguns anfitriões também permitem o acesso à plataforma um pouco antes do início do evento para que os participantes tenham uma espécie de conversa de abertura.

Embora ainda não saibamos ao certo quando (e como) os eventos presenciais voltarão a acontecer, a verdade é que as conferências virtuais provavelmente vieram para ficar: elas já existiam antes da pandemia atual e serão cada vez populares, mesmo quando a vida voltar ao normal. Por isso, é absolutamente necessário que sejamos capazes de nos adaptarmos, desenvolvendo um conjunto de habilidades para obter o máximo proveito das experiências virtuais.

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